「会議が終わった後の議事録作成が、毎回時間を取られる」
会議自体は1時間で終わっても、議事録をまとめるのにさらに1時間かかる——そんな経験をしている方は多いのではないでしょうか。
AIを活用すると、この議事録作成の負担を大幅に減らすことができます。この記事では、会議メモや議事録をAIで効率化する具体的な方法を、実際に使えるプロンプト例とあわせてご紹介します。
AIで効率化できる場面
議事録作成のどの部分にAIが役立つかを整理すると、主に4つの場面があります。
① 会議中のメモをAIに整理させる
会議中に走り書きしたメモをそのままAIに渡すと、読みやすい議事録の形に整理してくれます。箇条書きでも断片的なメモでも構いません。「これを議事録の形にまとめて」と伝えるだけで、見出し・決定事項・ToDo・次回アクションに整理された文書が出来上がります。
② 録音・文字起こしからAIで議事録を作る
会議を録音して文字起こしした内容をAIに渡すと、長い会話の中から重要な情報だけを抽出して議事録を作ってくれます。1時間の会議の文字起こしも、AIなら数秒で要点を整理できます。
③ 議事録のフォーマット・テンプレートを作る
毎回同じ形式で議事録を作りたい場合、AIに自社に合ったテンプレートを作らせることができます。一度テンプレートを作ってしまえば、次回以降はそれに当てはめるだけになります。
④ 決定事項・ToDo・期日の抽出
長い議事録から「誰が・何を・いつまでに」というアクションアイテムだけを抜き出す作業もAIが得意です。見落としを防ぎ、会議後のタスク管理がスムーズになります。
具体的なツールと使い方
文字起こし系ツール
会議を録音してテキストに変換するツールです。変換したテキストをそのままAIに渡すことで、議事録作成まで一気に効率化できます。
Notta
日本語対応が強く、会議の録音・リアルタイム文字起こしが可能です。ZoomやGoogle Meetとの連携もできます。
Otter.ai
英語が中心ですが、日本語にも対応しています。会議ツールと連携してリアルタイムで文字起こしする機能が充実しています。
Google Meet・Zoomの文字起こし機能
最近では会議ツール自体に文字起こし機能が搭載されているケースも増えています。まずは使っている会議ツールの機能を確認してみましょう。
ChatGPT・Claude
文字起こしや走り書きメモをAIに渡して、議事録の形に整えてもらいます。どちらのツールでも同様の作業ができますが、日本語のビジネス文書としての品質はClaudeが安定しているという評価が多いです。
実際に使えるプロンプト例
パターン1：走り書きメモから議事録を作る
以下は会議中に取ったメモです。これを議事録の形に整理してください。
形式は「日時・参加者・議題・決定事項・ToDo（担当者・期日）・次回予定」でお願いします。
【メモ】
（ここにメモを貼り付ける）
パターン2：文字起こしから要点を抽出する
以下は会議の文字起こしです。
・決定したこと
・保留になったこと
・各自のToDoと期日
・次回会議の予定
の4項目に整理してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしを貼り付ける）
パターン3：議事録テンプレートを作る
社内会議用の議事録テンプレートを作成してください。
含める項目：日時、場所、参加者、欠席者、議題、各議題の議論内容と決定事項、保留事項、ToDoリスト（担当者・期日）、次回予定
フォーマットはシンプルで、誰でも記入しやすいものにしてください。
パターン4：ToDoだけを抽出する
以下の議事録から、ToDoアイテムだけを抽出してください。
「担当者・内容・期日」の形式でまとめてください。期日が明記されていない場合は「要確認」としてください。
【議事録】
（ここに議事録を貼り付ける）
活用する際の注意点
機密情報の取り扱いに注意する
社外秘の内容・個人情報・未発表の事業計画などが含まれる会議内容をAIに渡す際は、社内のセキュリティポリシーを確認してください。
特に無料プランのAIツールでは、入力した内容がAIの学習に使われる可能性があります。機密性の高い情報を扱う場合は、該当部分を伏せるか、法人向けのセキュアなプランを利用することをおすすめします。
内容の確認は必ず人間が行う
AIが作成した議事録は、必ず人間が内容を確認してから共有・保存してください。事実と異なる内容が含まれていたり、重要な情報が抜け落ちていたりすることがあります。AIはあくまでも「たたき台を作るツール」として活用し、最終的な確認は人間が行う習慣をつけましょう。
最初は簡単な会議から試す
いきなり重要な会議で使い始めるのではなく、定例の軽い会議や社内ミーティングで試してみることをおすすめします。慣れてきたら徐々に活用範囲を広げていきましょう。
まとめ
AIを使った議事録・会議メモの効率化をまとめると：
- 走り書きメモや文字起こしをAIに渡すだけで議事録の形に整理できる
- 決定事項・ToDoの抽出も自動化でき、見落としを防げる
- Notta・Otter.aiなどの文字起こしツールと組み合わせると効果が高い
- 機密情報の取り扱いと最終確認は必ず人間が行う
「議事録を作るのが面倒」という気持ちは、AIを使い始めると大きく変わります。まずは今日の会議のメモをAIに渡してみることから始めてみてください。
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